Metodologia de Jenkins. Parte 1.

Definicion de sistema segun Jenkins.

Según Gwilym Meirion Jenkins un sistema se ha definido como una agrupación compleja de hombres y máquinas con un objetivo definido. Con base en esta definición se puede concebir a la Ingeniería de Sistemas como sigue: Ingeniería de Sistemas es la ciencia de diseñar sistemas complejos en su totalidad, para asegurar que sus subsistemas componentes puedan diseñarse, ensamblarse y operarse de tal forma que logren los objetivos globales del sistema de la manera más eficiente.

Su metodologia.

Un enfoque de sistemas a la solución de problemas.

En esta sección se proporcionan las líneas de guía generales que usaría un Ingeniero de Sistemas para confrontar y solucionar problemas. Las diferentes etapas que se describen posteriormente, representan un desglose de la cuatro fases siguientes:

FASE 1: Análisis de Sistemas

El Ingeniero de Sistemas inicia su actividad con un análisis de lo que está sucediendo y por qué está sucediendo, así como también de cómo puede hacerse mejor. De esta manera el sistema y sus objetivos podrán definirse, de forma tal que resuelva el problema identificado. Se divide en:

1. Identificación y formulación del problema
2. Organización del proyecto
3. Definición del sistema
4. Definición del suprasistema
5. Definición de los objetivos del suprasistema
6. Definición de los objetivos del sistema
7. Definición de las medidas de desempeño del sistema
8. Recopilación de datos e información

FASE 2: Diseño de Sistemas

Primeramente se pronostica el ambiente futuro del sistema. Luego se desarrolla un modelo cuantitativo del sistema y se usa para simular o explorar formas diferentes de operarlo, creando de esta manera alternativas de solución. Por último, en base a una evaluación de las alternativas generadas, se selecciona la que optimice la operación del sistema. Se divide en:

1. Pronósticos
2. Modelación y simulación del sistema
3. Optimización de la operación del sistema
4. Control de la operación del sistema
5. Confiabilidad del sistema

FASE 3: Implantación de Sistemas

Los resultados del estudio deben presentarse a los tomadores de decisiones y buscar aprobación para la implantación del diseño propuesto. Posteriormente, tendrá que construirse en detalle el sistema. En esta etapa del proyecto se requerirá de una planeación cuidadosa que asegure resultados exitosos. Después de que el sistema se haya diseñado en detalle, tendrá que probarse para comprobar el buen desempeño de su operación, confiabilidad, etc. Se divide en:

1. Documentación y autorización del sistema
2. Construcción e instalación del sistema

FASE 4: Operación y Apreciación Retrospectiva de Sistemas

Después de la fase de implantación se llegará al momento de “liberar” el sistema diseñado y “entregarlo” a los que lo van a operar. Es en esta fase donde se requiere mucho cuidado para no dejar lugar a malos entendimientos en las personas que van a operar el sistema, y generalmente representa el área más descuidada en el proyecto de diseño. Por último, la eficiencia de la operación del sistema debe apreciarse, dado que estará operando en un ambiente dinámico y cambiante que probablemente tendrá características diferentes a las que tenía cuando el sistema fue diseñado. En caso de que la operación del sistema no sea satisfactoria en cualquier momento posterior a su liberación, tendrá que iniciarse la fase 1 de la metodología, identificando los problemas que obsoletizaron el sistema diseñado. Se divide en:

1. Operación inicial del sistema
2. Apreciación retrospectiva de la operación del sistema
3. Mejoramiento de la operación del sistema diseñado

Fase 1. Análisis de Sistemas
1.Identificación y Formulación del Problema.

Las organizaciones e instituciones tienen problemas que se generan de sus operaciones y actividades diarias. La labor del ingeniero de sistemas es la de proporcionar soluciones efectivas a estos problemas. Un problema se genera cuando un administrador necesita ayuda, ya que ha notado que las operaciones y/o actividades de la organización no se están desarrollando como se tenían planeadas, o bien porque tiene que planear una decisión o implantar una decisión planeada a niveles jerárquicos superiores. En esta situación, el administrador consultaría al ingeniero de sistemas como un individuo familiarizado con el uso del enfoque de sistemas a la solución de problemas. Bajo estas circunstancias el ingeniero de sistemas deberá interrogar al administrador y a todas las personas que estén involucradas con la situación problemática por identificar y solucionar.

2. Organización del Proyecto

Una vez que se ha definido el alcance del problema, debe identificarse la forma en que se va a confrontar. Ingeniería de Sistemas es una actividad de grupo, y no la actividad de un solo individuo. Por esta razón debe formarse un equipo de sistema “ad-hoc” al tipo de situación problemática que se esté confrontando. Este equipo estará formado por especialistas en diferentes disciplinas, de acuerdo a las diferentes facetas que tenga el problema confrontado, y por ingenieros de sistemas, que contribuirían en el desarrollo del proyecto desarrollando funciones de coordinación, estructuración del problema, construcción de modelos, análisis de sistemas, seguimiento y control de actividades, etc.

3. Definición del Sistema

La siguiente tarea del grupo es definir en términos precisos el sistema que se va a estudiar. Esto es un proceso de análisis en el que se identifican los subsistemas que componen al sistema, así como sus interacciones. Posteriormente se tienen que diseñar o ingeniar los subsistemas de forma tal que puedan lograr el objetivo global del sistema. Es en esta etapa donde la construcción de mapas sistémicos y/o diagramas de bloques es de mucha utilidad para poder obtener una representación diagramática de cómo está compuesto el sistema y cómo opera a través de las interacciones entre sus subsistemas.

4. Definición del Suprasistema

Para poder definir apropiadamente los objetivos del sistema es necesario entender con claridad el papel que el sistema tiene en el suprasistema del cual es parte. Para esto, se recomienda extender el mapa sistémico obtenido en la etapa 3. , mostrando ahora todos los otros sistemas que también son parte de su suprasistema y con los cuales está interactuando.

5. Definición de los Objetivos del Suprasistema

El mapeo sistémico obtenido en la etapa anterior proporciona un medio invaluable para analizar y formular objetivos. Dado que los sistemas forman parte una jerarquía de sistemas, es imposible disociar los objetivos del sistema bajo estudio de los objetivos del suprasistema del cual es parte. En efecto, son los objetivos del suprasistema los que son cruciales puesto que determinan las características del ambiente dentro del cual tiene que operar el sistema. Si por alguna razón los objetivos del suprasistema cambian, lo más seguro es que también los del sistema.

Así, el objetivo relevante de cualquier sistema en un momento dado está determinado por las necesidades del suprasistema. La definición de los objetivos del suprasistema trae varias ventajas. Entre ellas:

a. Enfoca la atención al hecho de que los sistemas deben de diseñarse de manera tal, que los sistemas en niveles inferiores de la jerarquía de sistemas encaminen su operación al logro de los objetivos de los sistemas que están en niveles superiores de la jerarquía, y que estos últimos presenten un enunciado claro y preciso de la contribución que esperan de los sistemas en niveles inferiores.

b. Anteriormente se mencionó que generalmente los objetivos de sistemas que están al mismo nivel jerárquico son conflictivos; a tales sistemas se les llama “competitivos”. Entonces, la definición de los objetivos del suprasistema es esencial para poder formular los objetivos competitivos de manera que contribuyan eficientemente al logro de los objetivos del suprasistema.

c. Al definir los objetivos de los sistemas superiores en la jerarquía, se puede diseñar el sistema bajo estudio de forma tal que pueda auto-adaptarse al cambio.

d. El comunicar los objetivos de los sistemas superiores a las personas involucradas en la operación de los sistemas inferiores, ayudará a incrementar su eficiencia dado que se sentirán más involucrados y participes en el logro de los objetivos del suprasistema.

6. Definición de los Objetivos del Sistema

Generalmente los objetivos del sistema se encuentran en conflicto por lo que al inicio de un estudio es esencialmente importante preparar una lista de todos los posibles objetivos con un orden de importancia anticipado. Posteriormente, uno o muy pocos de los objetivos planteados resultarán lo más importante. Es importante resaltar algunos aspectos que generalmente surgen en la definición de los objetivos de un sistema:

a. El grupo de trabajo encontrará seguramente resistencia cuando trate de definir objetivos. Las personas en la organización que no sintieron problemas graves con un planteamiento vago de objetivos se opondrán a comprometerse con objetivos claros y precisos. Sin embargo, se debe ser muy insistente en este punto, puesto que no puede diseñarse ningún sistema apropiadamente si no se conoce exactamente lo que tratará de lograr.

b. El equipo podrá sentir frustración en caso de que los objetivos del sistema no estén claramente definidos. Si después de insistir en una clarificación de objetivos, éstos siguen expresados en forma vaga, no detendrá su acción, pero si tendría que aclarar que el sistema diseñado sería imperfecto, aunque susceptible de mejorarse posteriormente en caso de disponer de información más precisa.

7. Definición de la Medidas de Desempeño del Sistema

Una vez que los objetivos del sistema han sido acordados, el siguiente paso es definir en los términos más precisos posibles, un criterio que mida la eficiencia con la que el sistema está logrando sus objetivos. Generalmente, pero no de manera invariable, este criterio será económico. Entre más precisos sean los objetivos más fácil será definir una medida o indicador cuantitativo de desempeño del sistema. Por el contrario, si los objetivos no son precisos, tendrá que definirse un criterio subjetivo para medir el desempeño del sistema.

Una medida de desempeño del sistema debe tener como mínimo las siguientes características:

- Debe estar relacionada con los objetivos del sistema
- Debe ser simple y directa
- Debe poder medirse
- Debe haber sido acordada y aceptada por las personas directamente involucradas en la operación del sistema

8. Recopilación de Datos e Información

La etapa final y probablemente la más extensa en la fase de Análisis de Sistemas corresponde a la recopilación de los datos e información que formarán la base para la modelación del sistema. Los datos no solamente se requieren para proporcionar información acerca de la operación del sistema sino también para pronosticar el ambiente en el que el sistema operará en el futuro.