El Análisis de Problemas.

Al tener una forma para percibir y concebir los problemas podemos concentrarnos también en la naturaleza y clase de los mismos. Entendiendo un problema como la desviación de una situación actual de una deseada en un punto de tiempo dado. Posee cinco componentes:
- Quienes enfrentan el problema y quien(es) toman decisiones
- Aspectos del problema que se pueden controlar
- Aspectos de la situación problema que se escapan del control de quien toma la decisión
- Las restricciones que se imponen desde dentro o desde fuera sobre los aspectos mencionados
- Los posibles resultados producidos al hacer una decisión

Existen además tres formas de hacerle frente a los problemas: Resolución, solución y disolución del problema
- Resolución: selección arbitraria de una acción lo suficientemente buena para eliminar el problema (enfoque clínico)
- Solución: selección de una acción de entre varias que ofrece el resultado óptimo (enfoque de investigación)
- Disolución: eliminación del problema mediante un cambio de intenciones de los involucrados o mediante un cambio de naturaleza y/o ambiente del problema (enfoque de diseño).

Aún así, cualquiera de los tres enfoques que se emplee no significa la completa desaparición de problemas, dado que el tratamiento de un problema genera nuevos problemas.
El analista de situaciones problema debe tener en cuenta dos conceptos del Enfoque de Sistemas que le ayudan a formular el problema:
- Toda situación problemática involucra a un sistema que contiene el problema y a otro que lo soluciona; debiéndose delimitar los límites de cada uno.
- Existen problemas bien estructurados, con objetivos definidos, fronteras y restricciones definidas y variables cuantificables (duros), y problemas mal estructurados, en los que todos sus elementos son en sí mismos problemáticos, no hay fronteras ni objetivos bien definidos y algunas de sus variables no son cuantificables (blandos).

La tarea del analista es construir una descripción pictórica de quien percibe qué clase de cambio es necesario en una situación y por qué razones. Realiza cuestionamientos para identificar el problema, sus posibles fuentes, su prioridad, posibles soluciones, implicaciones de la solución, recursos empleados, el proceso en cuestión (elementos que por su naturaleza cambian frecuentemente), ambiente, estructura (elementos que no cambian en el corto plazo dentro de la organización) en que se opera, etc. Algo fundamental para el analista es decidir al final de todo esto si el problema es duro o blando, y posteriormente preparar el equipo de estudio.

Además se hace énfasis en el ambiente del problema, queriendo decir que el ambiente está dentro del sistema del problema y del sistema que lo soluciona, pero del ambiente provienen las oportunidades y los hechos para tomar decisiones sobre el problema.

Formular un problema involucra las siguientes actividades para el analista:
- Seleccionar datos y sugerencias que conlleven a elaborar hipótesis y estructuras conceptuales
- Documentar el sistema que contiene el problema y el que lo soluciona (naturaleza, recursos)
- Comparar recursos del sistema que soluciona contra los requerimientos del que lo contiene
- Iterar un ciclo de actividades del problema e identificar sus interacciones
- Al existir un mayor entendimiento de las actividades se documenta completamente el problema
- Recolectar datos del problema y definir objetivos del estudio - Definir el sistema que contiene el problema (dueño, tomador de decisión, objetivos, valores)

Documentar el problema puede tener un formato como el siguiente:
1. Fuente y antecedentes del problema
2. Razones para la atención
3. Grupos o instituciones hacia los cuales se dirige la actividad correctiva
4. Beneficiarios y perdedores
5. Programas relacionados y actividades
6. Metas y objetivos
7. Medidas de efectividad
8. Estructura para el análisis
Clases de alternativas, métodos posibles, suposiciones críticas
9. Alternativas
Descripciones, efectividad, costos, excesos, comentarios y otras consideraciones
10. Recomendaciones que puedan surgir
11. Apéndices (según se requieran)